Parochies in de bisdommen krijgen te maken met een nieuwe automatisering. Onder meer Europese wet- en regelgeving maakt dit noodzakelijk. De Europese Unie schrijft in privacywetgeving namelijk voor dat mensen vanaf mei 2018 hun gegevens moeten kunnen inzien, waar deze bewaard worden.

In het huidige automatiseringssysteem Navision zou dit te ingewikkeld worden. De economen van de zeven Nederlandse bisdommen hebben daarom na onderzoek en in overleg een nieuwe oplossing gevonden die Navision zal vervangen.

Tijdens voorlichtingsavonden in de bisdommen krijgen penningmeesters en andere financiële bestuurders momenteel een toelichting van Wil van de Molengraft. Hij is econoom van het bisdom ‘s-Hertogenbosch en leidt het project nieuwe automatisering samen met de econoom van het bisdom Groningen-Leeuwarden, Mariska Lulofs. In het Aartsbisdom Utrecht zijn inmiddels voorlichtingsbijeenkomsten geweest.

“De concrete aanleiding voor de vernieuwing was niet alleen de wet- en regelgeving rond privacy,” legt Van de Molengraft op deze avonden uit. Voordelen van de nieuwe automatiseringsoplossing zijn ook dat de pakketten up to date en gebruiksvriendelijk zijn en dat nieuwe functionaliteiten mogelijk worden. Navision kent vier modules: ledenadministratie, financieel, kerkbijdrage, begraafplaats. De nieuwe automatisering vervangt deze door twee pakketten: Exact Online en DocBase. De pakketten worden waar dat nodig is aan elkaar gekoppeld. Medewerkers van Exact Online en van DocBase zijn aanwezig op de avonden en geven een korte toelichting.

Gedurende de periode mei tot en met oktober 2017 wordt gewerkt aan de inrichting van de nieuwe automatisering. Met vrijwilligers en professionals van de bisdommen zijn vier werkgroepen gevormd voor de toekomstige inrichting van de ledenadministratie, de kerkbijdrage, de financiële en de begraafplaatsadministratie. Verder is er een klankbordgroep die na de zomer actief in het inrichtingsproces wordt betrokken. Vanaf oktober 2017 volgt de fase van opleiding en implementatie. Er zullen regionale opleidingsdagen worden gehouden voor Exact Online en voor DocBase. Er komen handleidingen voor parochies en er zal ondersteuning zijn bij de conversie. Op 30 juni 2019 moeten alle parochies over zijn gegaan naar de nieuwe automatisering.

De hele operatie vraagt een grote inzet. De noodzaak van de nieuwe automatisering is echter duidelijk en de voordelen van de nieuwe automatisering zijn dat ook: betere functionaliteit (met name ook documentenmanagement), betere ontsluiting, gebruikersvriendelijk en voorbereid op de toekomst.

Foto: trainingssessie in bisdom Rotterdam