Op de AVG-pagina van rkkerk.nl zijn nieuwe documenten geplaatst in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zo is er nu een privacyverklaring, waarmee parochies kerkleden kunnen informeren hoe met hun gegevens wordt omgegaan. Ook is er voor parochies een model verwerkersovereenkomst.

De privacyverklaring is een belangrijk document met het oog op de informatieplicht zoals vastgelegd in de AVG. Kerkelijke instellingen moeten transparant zijn over hoe ze gegevens verwerken en dit kan onder meer door mensen te informeren op het moment dat ze in het ledenbestand worden opgenomen.

Aan parochies wordt gevraagd de privacyverklaring op hun website te zetten, zodat deze voor iedereen beschikbaar is. Daarnaast is het verstandig om op (online) (aanmeld)formulieren een link op te nemen naar dit document of de privacyverklaring aan het aanmeldformulier te hechten. Een privacyverklaring hoeft niet te worden ondertekend: het is een (eenzijdige) informatieverklaring en geen toestemmingsdocument.

In bepaalde situaties is het voor parochies verplicht de informatie schriftelijk ter beschikking te stellen. Dit geldt in alle gevallen wanneer (nieuwe) personen (voor het eerst) worden opgenomen in het R.-K. ledenbestand en in onderstaande situaties moet aan de betreffende personen een privacyverklaring worden verstrekt:

• aan ouders van een dopeling bij de aanmelding voor het sacrament van het Doopsel;
• aan volwassenen bij de registratie van de opname in het catechumenaat;
• aan de huwelijkskandidaat(aten) indien hij of zij niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de R.-K. Kerk;
• aan contactpersonen opgenomen in het nabestaanden en/of begraafplaatsregister (grafrechten) indien de contactpersoon niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de R.-K. Kerk.
• aan de vrijwilliger, indien de vrijwilliger niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de R.-K. Kerk.

De privacyverklaring wordt in Word-format  ter beschikking gesteld en is op een detail na klaar voor gebruik. Zo moet de parochie zelf de contactgegevens van de parochie invullen en dan kan dit document als pdf op de parochiewebsite worden geplaatst en worden gebruikt volgens bovenstaande instructie.

Verwerkersovereenkomst
Een model verwerkersovereenkomst en een instructie daarbij zijn nodig als een parochie een derde partij (een zogenaamde: ‘verwerker’) inschakelt die voor de parochie gegevens verwerkt. De parochie moet dan met deze verwerker een verwerkersovereenkomst sluiten. In deze overeenkomst dient de parochie ten minste de volgende zaken te regelen:

• het onderwerp en de duur van de verwerking;
• de aard en het doel van de verwerking;
• het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen;
• de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke.

De privacyverklaring en het model verwerkersovereenkomst kunnen worden gedownload op de AVG-pagina voor R.-K. parochies (rechterkolom: directe downloads)