Op rkkerk.nl is op 10 juli een nieuwe versie van het protocol ‘Kerkelijk leven op anderhalve meter’ gepubliceerd. Parochies zijn daarmee aan het werk gegaan en hebben aanvullend enkele vragen gesteld met betrekking tot aanmelding en reservering. Deze worden hieronder beantwoord.

1. Moeten namen of contactgegevens geregistreerd worden bij aanmelding aan de deur?
Dit mag wel, maar het is niet verplicht. Aanmelden bij de deur is nodig om het aantal aanwezigen te kunnen tellen, om de gezondheidsvraag te kunnen stellen (‘checkgesprek’) en om mensen te wijzen waar ze kunnen zitten. Maar een parochie is niet verplicht om contactgegevens bij te houden, ook niet voor een eventueel GGD- contactonderzoek.

Legt de parochie bij aanmelding toch persoonsgegevens vast? Lees dan ook vragen 3 en 4.

2. Moeten namen of contactgegevens geregistreerd worden bij reservering vooraf?
Reserveren vooraf is nodig als meer dan 100 personen worden verwacht of meer personen worden verwacht dan de maximale capaciteit. Maar ook dan is, net als bij aanmelding aan de deur, het noteren van namen of contactgegevens niet verplicht. Het mág wel bijvoorbeeld omdat de parochie voor het begin van de viering wil verifiëren of degene die wil deelnemen tevoren heeft gereserveerd.

Een andere reden om namen te noteren kan zijn dat voor een viering op een bepaald tijdstip meer belangstellenden zijn dan beschikbare plaatsen. In dat geval kan het bijhouden van een namenlijst helpen bij het opstellen van een wachtlijst voor een volgende viering en bij een eerlijke verdeling van de beschikbare plaatsen. Legt de parochie bij reservering persoonsgegevens vast? Lees dan ook vraag 3 en 4.

3. Als een parochie persoonsgegevens heeft vastgelegd bij aanmelding of reservering hoe lang mogen deze dan worden bewaard?
Dat hangt af van de reden waarom de parochie de gegevens heeft vastgelegd. Als gegevens van aanwezigen worden bijgehouden om te verifiëren dat de aanwezigen tevoren hebben gereserveerd, vernietig dan de lijst met gegevens na afloop van de viering (maximaal 1 week na de viering).

Als gegevens van aanwezigen worden bijgehouden met het oog op een eerlijke verdeling van beschikbare plaatsen bij vieringen waarvoor meer belangstellenden zijn dan beschikbare plaatsen, kan een maximale bewaartermijn van 4 weken worden aangehouden.

4. Als de parochie bij reservering of aanmelding wél namen heeft genoteerd en binnen de bewaartermijn wordt benaderd voor een GGD-contactonderzoek naar aanleiding van een besmetting, hoe moet dan worden gehandeld?
Ga te allen tijde zorgvuldig om met alle persoonsgegevens die de parochie tot haar beschikking krijgt. In verband met de privacy mogen nooit gegevens van een namenlijst van een viering zomaar aan de GGD of andere derden worden verstrekt zonder toestemming van degenen die op de namenlijst voorkomen.

Als aan de parochie een geval van besmetting wordt gemeld van iemand die bij een viering aanwezig is geweest, mag dit alleen met toestemming van de besmette persoon worden doorgegeven aan de andere personen die bij de viering aanwezig zijn geweest.

De gegevens van die andere personen mogen ook alleen met hun toestemming worden doorgegeven aan de GGD.